© 2019 by הלזריה. Proudly created with Wix.com

  איך לנהל את המידע שלכם  

האם אתם מסדרים את המידע שרלוונטי לניהול ההרכב שלכם? כרוניקת הופעות, תיק תקשורת, רשימת אנשי מקצוע, תקציב שנתי, מעקב מכירות, קומוניקטים וביוגרפיות, תמונות יח"צ וכמובן מיילינג ליסט - אלו הם רק חלק מהמסמכים שכדאי לכם לאגור באופן מסודר על מנת לעבוד באופן יעיל ומקצועי יותר. אז תפתחו את אפליקציית ה-Spreadsheet החביבה עליכם ותכינו תיקייה חדשה בהארדיסק ובואו נתחיל.

אם עוד חודשיים אתם מציינים 3 שנות של פעילות או את ההופעה ה-100 או את יום השנה העשירי לאלבום הבכורה, יש לכם איך לדעת את זה מראש? אם פסטיבל בחו"ל מבקש מכם ציטוט מהתקשורת אודותיכם, אבל שיהיה באנגלית, אתם יודעים למצוא אותו? אם מועדון מבקש מכם שורת תיאור קצרה לתוכניה, ומועדון אחר צריך מכם ביוגרפיה של עד 300 תווים פלוס תמונת יח"צ עם קרדיט לצלם בשביל האתר, יש לכם מאיפה לשלוף את זה במהירות? אם צריך לשלוח וידאו מהופעה, או שיר כקובץ WAV, או תפקיד כתוב לסקסופוניסט, אתם צריכים לנבור במיילים או בנבכי ההארדיסק כדי למצוא אותם?

כדי לעבוד באופן יעיל עם הררי המידע המקצועי שקשור לפרוייקט המוזיקלי שלנו, כדאי לסגל כמה הרגלים ולאמץ כמה כלים. הרעיון הוא פשוט: מסדרים ומארגנים את המידע כמו שצריך פעם אחת, אחר כך רק מתחזקים אותו מעט באופן שוטף - וכך כל המידע שדרוש לניהול הפרוייקט המוזיקלי שלנו תמיד זמין לנו לכל מטרה, מייעל את העבודה ומאפשר לעבוד באופן מקצועי, קל ומהיר יותר. אז איך עושים את זה?

 

מידע בתיקיות

בתור התחלה נסדר את כל החומרים האודיו-ויזואליים והטקסטואליים שלנו בתיקיות לפי היררכיה הגיונית ואינטואיטיבית. אם יש מידע ששייך לכמה תיקיות (למשל תיקיית "מילים לשירים" יכולה להשתייך גם לאלבומים אבל גם למסמכי טקסט), ניצור בינהן קיצורי דרך. איזה מידע שווה לרכז שם?​ הנה כמה רעיונות:

  • קומוניקטים וביוגרפיות: בעברית ובאנגלית, באורך מלא או מוגבלות ל-300 תווים או בגרסת ה-oneliner, עם דגש על הצד הג'אזי שלכם או עם התייחסות יתרה לצד הטכנולוגי של ההופעה שלכם.
    טיפ: רוצים להסתכל על קומוניקטים של אחרים? תציצו פה.

  • מפרטים טכנייםמפרט חשמלי ומפרט אקוסטי, מפרט מלא ומפרט מצומצם, ולא לשכוח מפרט לגרסת הופעת הסולו עם לופר. 
    טיפ: מחפשים תוכנה מקצועית ליצירת מפרטים טכניים? נסו את StagePlotPro.

  • לוגואים: לוגו ברזולוציה מלאה לדפוס, ברזולוצייה קטנה לרשת, בצבעוניות א' ובצבעוניות ב', על רקע שקוף ועל רקע לבן, כ-PSD וכ-PNG.

  • תמונות יחצ: תמונה בהופעה ותמונה בסטודיו, תמונה אנכית ותמונה אופקית, לפני עיבוד גרפי ואחריו, באיכות דפוס ובאיכות ווב, בצבע ובשחור לבן, חתוכות לריבוע או מה שבא לכם.
    טיפ - בכל תמונה תדאגו להוסיף את שם הצלם לשם הקובץ, כדי שלא תשכחו לתת קרדיט.

  • עטיפות אלבומים: רק עטיפה קדמית באיכות דפוס, עטיפה אחורית בלבד באיכות ווב, חוברת מלאה לדפוס, קובץ להדפסה ב-PDF או קובץ בשכבות PSD.

  • שירים: בקבצי WAV באיכות מלאה וב-MP3 באיכות נמוכה יותר, בגרסה המקורית ובגרסת הרדיו המקוצרת, עם הטראק החבוי בסוף ובלי.

  • מילים וצ'ארטים: בקבצי טקסט, כתווים להדפסה או כדפי אקורדים, ממויינים לפי אלבומים ושירים ו/או לפי כלים.

  • קליפים: קבצי המקור של הקליפים שלכם, באיכות גבוהה או נמוכה, עם כותרות וגרפיקה או בלי.

  • לינקים שימושיים: הלינקים לכל האתרים שלכם (דף אמן בפייסבוק, ערוץ יוטיוב, לינק לספוטיפיי, החנות בבנדקאמפ וכו'), לינקים לקליפים והלייבים הכי ייצוגיים שלכם ביוטיוב, ללהיט ולבלדה וכו'.
    טיפ: חוץ מלשמור אותם בתיקיה, כדאי לשמור אותם גם באפליקציית פתקים לשליפה מהירה כמו Google Keep.
    טיפ נוסף: לשולפים עוד יותר מהירים, אפשר גם להשתמש בתוסף שממפה טקסטים למקשי קיצור או למילות מפתח
     כמו TextExpander, Gorgias ועוד, כדי שהלינקים תמיד יהיו לכם נגישים בקצה המקלדת. זה יעזור בשליחת מיילים לבוקינג ובמילוי טפסי הגשה לפסטיבלים.

טיפ כללי: את כל התיקיות האלו כדאי גם לגבות לענן, כדי שכל המידע תמיד יהיה לכם זמין, וכדי שתוכלו גם לשלוח לינקים אליו בקלות בשעת הצורך. חוץ מ-Google Drive הוותיק (שכולל בתוכו באופן נוח למדי גם את Google Docs ו-Google Sheets), אפשר לגבות גם לשירותים כמו Dropbox, Box.com, OneDrive.com ועוד.

גיליונות נתונים

עכשיו נעבור לחלק המסובך יותר: ניהול מסדי נתונים. תבחרו אפליקציית גליון נתונים - Excel המיתולוגית, Calc החינמית של OpenOffice, ועדיף שירות מבוסס ענן כמו Google Sheets המצוין או AirTables המתוחכמת יותר - ותתחילו ליצור טבלאות. אל דאגה, זה לא יהפוך אתכם לרואי חשבון בין ליל. הנה רעיונות לכמה מסמכים ששווה להתחיל לנהל:

מעקב הופעות כמה אנשים הגיעו להופעה

מעקב מכירות כמה מוצרים אתם מוכרים בהופעה, איזה מוצר נמכר יותר. זה יעזור לכם לתכנן את ייצור ותמחור המרץ' בהמשך.

  • כרוניקת הופעות
    באמצעות ניהול רשימה של כל ההופעות שלכם תוכלו לדעת מתי אתם יכולים לציין אירוע חגיגי (למשל ההופעה ה-100, או חגיגות השנתיים, או יום השנה של אלבום הבכורה). בנוסף, תקבלו מעקב אחר תכיפות ההופעות שלכם לפי מיקום או תקופה. אם תוסיפו לכל הופעה גם מידע על כמות הקהל שהגיע, הרווח מהכרטיסים וכמות המרצ'נדייז שנמכרה למשל, תוכלו להבין איפה יש מגמה של גדילת קהל, אילו הופעות משתלמות יותר וכמה מרץ' להביא לכל הופעה.

    מתנה מהלזריה: תבנית כרוניקת הופעות לדוגמה 
    לא ניתן לערוך את התבנית הזו! כדי ליצור מסמך פרטי שלכם, פתחו את התבנית, ליחצו על תפריט File ובחרו Make a copy
     

  • תיק תקשורת
    בכל פעם שכותבים עליכם משהו, בין אם ביקורת, ראיון, או אפילו סתם איזכור, בכל פעם שאתם מתארחים ברדיו או ששדרן מוכר זורק עליכם מילה טובה, בכל פעם שאתם מוזכרים ע"י אדם מוכר בעולם התקשורת - תרשמו את זה. תבודדו את הציטוט המשמעותי ביותר אודותיכם, ותרשמו אותו בנפרד. זה יסייע לכם כשתשבו לכתוב או לעדכן את הקומוניקט שלכם, או אם ידרשו מכם להציג תיק עיתונות. אם תתרגמו את הציטוטים החשובים לאנגלית, זה יסייע לכם גם מעבר לים (למשל, בבוקינג בחו"ל או בבקשת ויזת עבודה לארה"ב).

    מתנה מהלזריה: תבנית תיק תקשורת לדוגמה
    לא ניתן לערוך את התבנית הזו! כדי ליצור מסמך פרטי שלכם, פתחו את התבנית, ליחצו על תפריט File ובחרו Make a copy
     

  • תקציב

 

לא יודעים מאיפה להתחיל? מה זה בעצם גיליון נתונים, בשביל מה זה טוב ואיך עובדים עם זה? פה יש כמה לינקים שילמדו אתכם את הבסיס:

לוח שנה

ישנם אירועים קבועים שחוזרים מידי שנה וראויים להתייחסות מצידכם, בין אם מאחורי הקלעים ובין אם מול הקהל שלכם. הם יכולים להנחות את ההתנהלות שלכם, ולעזור לכם לתכנן מהלכים קרייריסטיים, או להרחיב את התוכן שאתם מציעים לקהל שלכם, למשל באמצעות ארגון הופעה חגיגית לרגל מאורע כזה או אחר או העלאת פוסט בפייסבוק שעוסק בו. הנה כמה דוגמאות לתזכורות שכדאי להכניס ליומן:

  • ימי הולדת - של חברי ההרכב ושל גורמים בתעשייה שאתם בקשר איתם. 

  • ימי שנה של אירועים משמעותיים - תאריך הקמת ההרכב או ההופעה הראשונה, יום היציאה של האלבום, הסינגל או הקליפ וכו'.

  • תזכורות למועדים חשובים - למשל לדבר עם התקשורת לקראת סיכומי השנה, להיזהר עם יציאת סינגלים בתקופות החגים, לשים לב לאירועי ספורט גדולים שלא כדאי לקבוע הופעות מולם, לבדוק את מועדי ההרשמה של פסטיבלים ועוד.

מיילינג ליסט

על זה אין צורך להכביר מילים - בכל אירוע ובכל פלטפורמה כדאי לדאוג לאסוף מיילים מהקהל שלכם. כך תוכלו ליצור רשימת דיוור איכותית ומפולחת ולפנות ישירות לקהל שלכם ללא תלות בפלטפורמות כמו פייסבוק, או לחילופין לדייק את הקמפיינים שלכם בפלטפורמות כאלו באמצעות יצירת קהל יעד מבוסס מיילים.

אפשר כמובן לנהל מיילינג ליסט באמצעות גיליון נתונים (על מנת להפוך אותו לרשימת דיוור של ממש צריך להשתמש בתוסף כמו YAMM), אבל הרוב מעדיפים להשתמש בשירות ייעודי לכך. הנה כמה שירותים בולטים לניהול מיילינג ליסט:

  • MailChimp

  • Wix

ניהול משימות

ככל שאנחנו נעשים תלויים יותר באינטרנט, בסלולרי ובמחשב, כך נעשה מורכב יותר לנהל את המשימות שלנו. ישנן אפליקציות שונות שנועדו לסייע לנו לעשות בדיוק את זה - לפרק משימות גדולות למשימות קטנות, להאציל סמכויות, לבצע מעקב אחר הביצוע, וכן הלאה. הנה הבולטות שבהן:

  • Trello - אולי 

  • Monday - 

  • MixMax

  • Notion