© 2019 by הלזריה. Proudly created with Wix.com

  איך לנהל את המידע שלכם - חלק א'  

פרוייקט מוזיקלי, כמו כל פרוייקט, כולל מרכיבים רבים - אינספור מסמכים וקבצים שצריך לשלוף במהירות, סטטיסטיקות ורישומים שיעזרו לדייק את הפעילות, וכלים רבים שמנהלים סוגים שונים של מידע, שלפעמים גם דורשים סינכרון בינהם. כדי להקל עלינו לנהל את הפרוייקט, יש כמה הרגלים וכלים שכדאי להכיר ולאמץ. בסדרת הפוסטים הבאה אנסה לעבור על העיקריים שבהם.

אם עוד חודשיים אתם מציינים 3 שנות פעילות או את ההופעה ה-100 או את יום השנה העשירי לאלבום הבכורה, יש לכם איך לדעת את זה מראש? אם פסטיבל בחו"ל מבקש מכם ציטוט מהתקשורת אודותיכם, אבל שיהיה באנגלית, אתם יודעים למצוא אותו? אם מועדון מבקש מכם שורת תיאור קצרה לתוכניה, ומועדון אחר צריך מכם ביוגרפיה של עד 300 תווים פלוס תמונת יח"צ עם קרדיט לצלם בשביל האתר, יש לכם מאיפה לשלוף את זה במהירות? אם צריך לשלוח וידאו מהופעה, או שיר כקובץ WAV, או תפקיד כתוב לסקסופוניסט, אתם צריכים לנבור במיילים או בנבכי ההארדיסק כדי למצוא אותם?

כדי לעבוד באופן יעיל עם הררי המידע המקצועי שקשור לפרוייקט המוזיקלי שלנו, כדאי לסגל כמה הרגלים ולאמץ כמה כלים. הרעיון הוא פשוט: מסדרים ומארגנים את המידע כמו שצריך פעם אחת, אחר כך רק מתחזקים אותו מעט באופן שוטף - וכך כל המידע שדרוש לניהול הפרוייקט המוזיקלי שלנו תמיד זמין לנו לכל מטרה, מייעל את העבודה ומאפשר לעבוד באופן מקצועי, קל ומהיר יותר. אז איך עושים את זה? במדריך הזה נסקור 3 חלקים עיקריים: סידור תיקיות, ניהול מאגרי מידע ושימוש בכלים נוספים.

 

חלק א' - סידור תיקיות

בתור התחלה נסדר את כל החומרים האודיו-ויזואליים והטקסטואליים שלנו בתיקיות לפי היררכיה הגיונית ואינטואיטיבית. הנה כמה קווים מנחים:

  • תיקיות-על ותתי-תיקיות - הגדיר תיקיות-על, למשל "מוזיקה", "ויזואליה", ו"מסמכים", או "לייב", "אולפן", "יח"צ" ו"ניהול" או כל חלוקה אחרת שמתאימה לכם. בתוך תיקיות-העל נגדיר כמה תתי-תיקיות, למשל "ריליסים", "חזרות" ו"סקיצות" תחת "מוזיקה", או "קומוניקטים", "מילים לשירים" ו"הנהלת חשבונות" תחת "מסמכים". 

  • קישוריות - אם יש מידע ששייך לכמה תיקיות (למשל תיקיית "מילים לשירים" יכולה להשתייך גם לאלבומים אבל גם למסמכי טקסט), נפתח לו תיקיה במקום אחד וניצור קיצור דרך (alias במק, shortcut בפיסי) במקומות הרלוונטיים הנוספים.

  • סידור לפי תאריך - במיקרים מסויימים, כדי לא ליצור עומס אולי נרצה ליצור תיקיות של שנות פעילות כמו "2019" ו-"2020", למשל כדי לשמור פוסטרים להופעות או גרסאות של קומוניקטים.
    טיפ: אם קוראים לתיקיות בשמות שמציינים תאריך, עדיף לעבוד בפורמט "שנה-חודש-יום" (למשל, ה-31 בדצמבר 2019 ייכתב כ"2019-12-31"). זה יאפשר לנו למיין את התיקיות ביתר קלות.

  • שוטף מול ארכיון - מומלץ להבדיל בין חומרים שאנחנו נזדקק להם באופן שוטף (קומוניקטים, תמונות יח"צ, הקלטות או עיצובים) ובין חומרים שמקומם בארכיון, כאלו שנזדקק להם פעם בכמה זמן (הקלטות של חזרות, סקיצות, צילומי סטילס מהופעות, קומוניקטים ישנים). את תיקיית הארכיון אפשר ליצור כתיקיית-על, או לחילופין בתור תת-תיקייה בכל מקום שבו יש צורך.

 

איזה מידע שווה לרכז בתיקיות השונות?​ הנה כמה רעיונות:

  • קומוניקטים וביוגרפיות: בעברית ובאנגלית, באורך מלא או מוגבלות ל-300 תווים או בגרסת ה-oneliner, עם דגש על הצד הג'אזי שלכם או עם התייחסות יתרה לצד הטכנולוגי של ההופעה שלכם, עם הרחבה על האלבום או דווקא פירוט על הלייב.
    טיפ: רוצים להסתכל על קומוניקטים של אחרים? תציצו פה.

  • מפרטים טכנייםמפרט חשמלי ומפרט אקוסטי, מפרט מלא ומפרט מצומצם, ולא לשכוח מפרט לגרסת הופעת הסולו עם לופר. 
    לקריאה נוספת: איך להכין מפרטים טכניים מקצועיים?

  • לוגואים: לוגו ברזולוציה מלאה לדפוס, ברזולוצייה קטנה לרשת, בצבעוניות א' ובצבעוניות ב', על רקע שקוף ועל רקע לבן, כ-PSD וכ-PNG.

  • תמונות יחצ: תמונה בהופעה ותמונה בסטודיו, תמונה אנכית ותמונה אופקית, לפני עיבוד גרפי ואחריו, באיכות דפוס ובאיכות ווב, בצבע ובשחור לבן, חתוכות לריבוע או מה שבא לכם.
    טיפ - בכל תמונה תדאגו להוסיף את שם הצלם לשם הקובץ, כדי שלא תשכחו לתת קרדיט.

  • עטיפות אלבומים: רק עטיפה קדמית באיכות דפוס, עטיפה אחורית בלבד באיכות ווב, חוברת מלאה לדפוס, קובץ להדפסה ב-PDF או קובץ בשכבות PSD.

  • שירים: בקבצי WAV באיכות מלאה וב-MP3 באיכות נמוכה יותר, בגרסה המקורית ובגרסת הרדיו המקוצרת, עם הטראק החבוי בסוף ובלי.

  • מילים וצ'ארטים: בקבצי טקסט, כתווים להדפסה או כדפי אקורדים, ממויינים לפי אלבומים ושירים ו/או לפי כלים.

  • קליפים: קבצי המקור של הקליפים שלכם, באיכות גבוהה או נמוכה, עם כותרות וגרפיקה או בלי, קליפים לייב מהופעות וקליפים מתוסרטים ומופקים.

  • לינקים שימושיים: הלינקים לכל האתרים שלכם (דף אמן בפייסבוק, ערוץ יוטיוב, לינק לספוטיפיי, החנות בבנדקאמפ וכו'), לינקים לקליפים והלייבים הכי ייצוגיים שלכם ביוטיוב, ללהיט ולבלדה וכו'.
    טיפ: חוץ מלשמור אותם בתיקיה, כדאי לשמור אותם גם באפליקציית פתקים לשליפה מהירה כמו .Google Keep
    טיפ נוסף: לשולפים עוד יותר מהירים, אפשר גם להשתמש בתוסף שממפה טקסטים למקשי קיצור או למילות מפתח כמו TextExpander, Gorgias ועוד, כדי שהלינקים תמיד יהיו לכם נגישים בקצה המקלדת. זה יעזור בשליחת מיילים לבוקינג ובמילוי טפסי הגשה לפסטיבלים.

טיפ כללי: את כל התיקיות האלו כדאי גם לגבות לענן, כדי שכל המידע תמיד יהיה לכם זמין, וכדי שתוכלו גם לשלוח לינקים אליו בקלות בשעת הצורך. חוץ מ-Google Drive הוותיק (שכולל בתוכו באופן נוח למדי גם את Google Docs ו-Google Sheets), אפשר לגבות גם לשירותים כמו Dropbox, Box.com, OneDrive ועוד.

המשך (למנויי רשימת התפוצה בלבד):
חלק ב' - ניהול מאגרי מידע
חלק ג' - שימוש בכלים נוספים