איך לנהל את המידע שלכם - חלק ב' 

פרוייקט מוזיקלי, כמו כל פרוייקט, כולל מרכיבים רבים - אינספור מסמכים וקבצים שצריך לשלוף במהירות, סטטיסטיקות ורישומים שיעזרו לדייק את הפעילות, וכלים רבים שמנהלים סוגים שונים של מידע, שלפעמים גם דורשים סינכרון בינהם. כדי להקל עלינו לנהל את הפרוייקט, יש כמה הרגלים וכלים שכדאי להכיר ולאמץ. בסדרת הפוסטים הבאה אנסה לעבור על העיקריים שבהם. אז תפתחו את אפליקציית ה-Spreadsheet החביבה עליכם ובואו נתחיל.

בחלק הראשון של המדריך סקרנו דרכים שונות לארגן מידע בתיקיות, באופן שיהיה קל לשליפה ויכין אתכם לכל מצב. בחלק השני נעשה צעד קדימה וניצור מסמכים חכמים שיעזרו לנו להתנהל עם קצת יותר תכנון ומעקב אחר הפעילות שלנו.

הפרק הקודם:
חלק א' - סידור תיקיות

חלק ב' - ניהול מאגרי מידע

עכשיו נעבור לחלק המסובך יותר: ניהול מסדי נתונים, הידועים גם כגיליונות אלקטרוניים. תבחרו אפליקציית גליון נתונים - Excel המיתולוגית מבית מיקרוסופט אופיס, Calc החינמית של OpenOffice, ועדיף שירות מבוסס ענן כמו Google Sheets המצוין או AirTable המתוחכמת יותר - ותתחילו ליצור טבלאות. אל דאגה, זה לא יהפוך אתכם לרואי חשבון בין ליל. הנה רעיונות לכמה מסמכים ששווה להתחיל לנהל:

תקציב

תכנון כלכלי נכון יעזור לכם להוביל מהלכים מבלי להיכנס להפסדים. כדאי לעשות אותו גם באופן שנתי שמקיף את כל הפעילות שלכם, וגם באופן פרטני לכל פרוייקט גדול במסגרת הפעילות המוזיקלית, כמו למשל הקלטת אלבום, הפקת קליפ או סיבוב הופעות בחו"ל. בטבלת תקציב צריך לציין הערכת הוצאות (הקלטות 50 אלף, קליפ 12 אלף, יח"צ ושיווק 15 אלף וכו') לצד הערכת הכנסות צפויות (הופעות 23 אלף, מענקים 20 אלף, מכירות 2.5 אלף, גיוס המונים 30 אלף וכו'). על מנת שלא להיקלע לחריגות, כדאי לאזן את יעדי התקציב, לשחק עם המספרים עד שהמינוס לא יהיה גדול יותר מהפלוס. זה יעזור לכם להבין מה היעדים שלכם לשנה, להקלטות, לקליפ או לסיבוב ההופעות.

ניהול הכנסות והוצאות

אם תקציב זה התסריט של מה שעומד לקרות, טבלת ניהול התזרים היא הסרט עצמו. פה תוכלו לרשום כל הוצאה וכל הכנסה ברגע שהיא מתרחשת. עשיתם חזרה, שילמתם על הפצה דיגיטלית, קניתם פרחים כדי לקשט את הבמה? תרשמו. מכרתם חולצות, קיבלתם תשלום על הופעה, נבחרתם לקבל תמיכה? תרשמו. הן את ההכנסות והן את ההוצאות כדאי לסווג לקטגוריות כמו הופעות, יח"צ, הקלטות, מרצ'נדייז וכו', על מנת להבין כמה אתם מוציאים וכמה אתם מכניסים בכל תחום, איפה הכי כדאי להשקיע, מה צריך לחזק, איפה אתם פשוט מפסידים כסף. אם אתם כמה חברים בהרכב, אפשר גם להשתמש בזה כדי לרשום מי הוציא מה, ולאזן את ההוצאות וההכנסות בינכם. וכמובן שאפשר להשוות את זה לתקציב שתכננתם, לראות איפה קלעתם ואיפה פספסתם, איפה אתם עומדים ביעדים ואיפה ממש לא, גם כדי לתקן תוך כדי תנועה וגם כדי לדייק את התקציבים שתכינו בעתיד.

כרוניקת הופעות

באמצעות ניהול רשימה של כל ההופעות שלכם תוכלו לדעת מתי אתם יכולים לציין אירוע חגיגי (למשל ההופעה ה-100, או חגיגות השנתיים, או יום השנה של אלבום הבכורה). בנוסף, תקבלו מעקב אחר תכיפות ההופעות שלכם לפי מיקום או תקופה. אם תוסיפו לכל הופעה גם מידע על כמות הקהל שהגיע, הרווח מהכרטיסים, כמות המרצ'נדייז שנמכרה והסכום שהשקעתם בקידום ההופעה, תוכלו להבין איפה יש מגמה של גדילת קהל, אילו הופעות משתלמות יותר, איזה מרץ' נמכר יותר מאחרים וכמה ממנו להביא לכל הופעה, ובאיזה סכום משתלם לקדם את ההופעות.

מתנה מהלזריה:

תבנית כרוניקת הופעות
לא ניתן לערוך את התבנית הזו! כדי ליצור מסמך פרטי שלכם, פתחו את התבנית, ליחצו על תפריט File ובחרו Make a copy

תיק תקשורת

בכל פעם שכותבים עליכם משהו, בין אם ביקורת, ראיון, או אפילו סתם איזכור, בכל פעם שאתם מתארחים ברדיו או ששדרן מוכר זורק עליכם מילה טובה, בכל פעם שאתם מוזכרים ע"י אדם מוכר בעולם התקשורת - תרשמו את זה. תבודדו את הציטוט המשמעותי ביותר אודותיכם, ותרשמו אותו בנפרד, ואל תשכחו לצרף לינק. זה יסייע לכם כשתשבו לכתוב או לעדכן את הקומוניקט שלכם, או אם ידרשו מכם להציג תיק עיתונות, ויחסוך לכם חיפושים מיותרים. אם תתרגמו את הציטוטים החשובים לאנגלית, זה יסייע לכם גם מעבר לים (למשל, בבוקינג בחו"ל או בבקשת ויזת עבודה לטובת הופעות בארה"ב).

מתנה מהלזריה:

תבנית תיק תקשורת
לא ניתן לערוך את התבנית הזו! כדי ליצור מסמך פרטי שלכם, פתחו את התבנית, ליחצו על תפריט File ובחרו Make a copy

טיפ: לא יודעים מאיפה להתחיל? מה זה בעצם גיליון נתונים, בשביל מה זה טוב ואיך עובדים עם זה? פה יש כמה לינקים שילמדו אתכם את הבסיס:

המשך:
חלק ג' - שימוש בכלים נוספים

רוצה לעזור ללזריה לעזור לך?

בזכות התמיכה שלך האתר יהיה מקיף יותר, מעודכן יותר,

יכיל יותר מדריכים מקצועיים ובקיצור - יעזור לך יותר

© 2019 by הלזריה. Proudly created with Wix.com