איך לנהל את המידע שלכם - חלק ג' 

פרוייקט מוזיקלי, כמו כל פרוייקט, כולל מרכיבים רבים - אינספור מסמכים וקבצים שצריך לשלוף במהירות, סטטיסטיקות ורישומים שיעזרו לדייק את הפעילות, וכלים רבים שמנהלים סוגים שונים של מידע, שלפעמים גם דורשים סינכרון בינהם. כדי להקל עלינו לנהל את הפרוייקט, יש כמה הרגלים וכלים שכדאי להכיר ולאמץ. בסדרת הפוסטים הבאה אנסה לעבור על העיקריים שבהם. 

בפרקים הקודמים עסקנו בדרכים יעילות לסדר את המידע, הקבצים והמסמכים השונים שדרושים לניהול הפרוייקט המוזיקלי שלכם, וגם ביצירת מאגרי מידע וטבלאות חכמות שיאפשרו לכם גם לתכנן את הפעילות שלכם וגם לעקוב אחריה. בחלק האחרון אנחנו נכיר כמה כלים נוספים שיאפשרו לנו לדייק עוד כמה חלקים בניהול הפרוייקט.

הפרקים הקודמים:
חלק א' - סידור תיקיות
חלק ב' - ניהול מאגרי מידע

חלק ג' - שימוש בשירותים נוספים

אחרי שבפרקים הקודמים כיסינו את העיקר, אפשר להמשיך ולשכלל את ניהול הפרוייקט שלנו באמצעות עוד כמה כלים, חלקם חינמיים, שיכסו איזורים נוספים בפעילות.
לוח שנה

ישנם אירועים קבועים שחוזרים מידי שנה וראויים להתייחסות מצידכם, בין אם מאחורי הקלעים ובין אם מול הקהל שלכם. הם יכולים להנחות את ההתנהלות שלכם, ולעזור לכם לתכנן מהלכים קרייריסטיים, או להרחיב את התוכן שאתם מציעים לקהל שלכם, למשל באמצעות ארגון הופעה חגיגית לרגל מאורע כזה או אחר או העלאת פוסט בפייסבוק שעוסק בו. ישנן תוכנות רבות לניהול לוח השנה שלכם, כשהנפוצה בהן היא כמובן Google Calendar. הנה כמה דוגמאות לתזכורות שכדאי להכניס ליומן:

  • ימי הולדת - של חברי ההרכב ושל גורמים בתעשייה שאתם בקשר איתם. 

  • ימי שנה של אירועים משמעותיים - תאריך הקמת ההרכב או ההופעה הראשונה, יום היציאה של האלבום, הסינגל או הקליפ וכו'.

  • תזכורות למועדים חשובים - למשל לדבר עם התקשורת לקראת סיכומי השנה, להיזהר עם יציאת סינגלים בתקופות החגים, לשים לב לאירועי ספורט גדולים שלא כדאי לקבוע הופעות מולם, לבדוק את מועדי ההרשמה של פסטיבלים ועוד.

 

רשימת תפוצה (מיילינג ליסט)

על זה אין צורך להכביר מילים - בכל אירוע ובכל פלטפורמה כדאי לדאוג לאסוף מיילים מהקהל שלכם. כך תוכלו ליצור רשימת דיוור איכותית ומפולחת ולפנות ישירות לקהל שלכם ללא תלות בפלטפורמות כמו פייסבוק, או לחילופין לדייק את הקמפיינים שלכם בפלטפורמות כאלו באמצעות יצירת קהל יעד מבוסס מיילים.

אפשר כמובן לנהל מיילינג ליסט חינמי וידני באמצעות גיליון נתונים (על מנת להפוך אותו לרשימת דיוור של ממש צריך להשתמש בתוסף כמו YAMM או FormMule), אבל הרוב מעדיפים להשתמש בשירות ייעודי לכך. הנה כמה שירותים בולטים לניהול רשימות תפוצה:

 

פה יש המלצות נוספות.

ניהול משימות

ככל שאנחנו נעשים תלויים יותר באינטרנט, בסלולרי ובמחשב, כך נעשה מורכב יותר לנהל את המשימות שלנו. ישנן אפליקציות שונות שנועדו לסייע לנו לעשות בדיוק את זה - לפרק משימות גדולות למשימות קטנות, להאציל סמכויות, לבצע מעקב אחר הביצוע, וכן הלאה. הנה הבולטות שבהן:

כלי אוטומציה

כשאנו עובדים עם כלים רבים, לפעמים עולה הצורך לקשור בינהם באופן אוטומטי, במיוחד אם אנו מבצעים באמצעותם משימות רפיטטיביות ושגרתיות. למשל, סגרתם הופעה? אפשר ליצור אוטומציה שתשלח לכל חברי ההרכב זימון לקלנדר, תעביר את המפרט הטכני לסאונדמן של המועדון, תוסיף לכם תזכורות להתניע קמפיין דיגיטל לקידום ההופעה, תוסיף משימות רלוונטיות ב-Trello ותוסיף שורה עם פרטי ההופעה לגיליון של כרוניקת ההופעות שלכם. האפשרויות הן באמת אינסופיות ותלויות רק בדמיון שלכם.

ישנם כמה כלים פופולריים שמאפשרים לנו ליצור אוטומציות פשוטות או מורכבות לפי הצורך. הנה כמה מהם:

© 2019 by הלזריה. Proudly created with Wix.com